Det här har jag lärt mig om att avsluta projekt smart och snyggt.

Att starta projekt kan vara enkelt; det finns energi, visioner och entusiasm. Då vill de flesta inte tänka på den sista fasen som handlar om att avsluta projektet. Men jag vill påstå att ju tidigare du börjar tänka på överlämningen, desto bättre. 

Som projektledare för flera införandeprojekt har jag lärt mig att projektets sista fas handlar om mycket mer än att leverera enligt tidplan, även om det är just tidplanen som styrgrupp och beställare ofta lägger mest fokus på. 

Sista fasen handlar om att säkerställa att resultatet verkligen kan tas över av verksamheten.

När projektet är “klart” men inte färdigt

Ett lyckat projekt är formellt avslutat när leveranserna är godkända och målen uppnådda. Men i praktiken är det ofta mer komplext än så. I införandeprojekt, särskilt när nya system ska sjösättas, är övergången till förvaltning en kritisk punkt. Det räcker inte att lösningen fungerar tekniskt.

Den behöver också vara:

• förankrad i verksamheten

• tillräckligt väl dokumenterad

• möjlig att förvalta och vidareutveckla

I projektledningslitteraturen beskrivs projektavslut just som den fas där leveranser formellt överlämnas, dokumentation arkiveras och ansvar överförs till linjen. I bästa fall har organisationen en väl fungerande modell för systemförvaltning och hur överlämningen ska gå till, men i många fall saknas det.

Då blir det projektets ansvar att kräva tydliga mottagare. I vissa fall, och jag anser det vara den bästa lösningen, så har organisationen frigjort tid för mottagarna redan tidigt och de har kunnat involveras i projektet. Det är inte nödvändigt att mottagarna är projektmedlemmar, men att de har blivit löpande informerade och varit engagerade är a och o för ett smidigt överlämnande.

Överlämningen är projektets viktigaste leverans

Ett misstag som projektledaren bör undvika är att verka i villfarelsen att om mottagarna varit engagerade i projektet så behövs inte dokumentation. För en tydlig och trygg överlämning behövs ett dokument med grundläggande tekniska uppgifter, och allt som oftast även en lista med kvarstående aktiviteter (en s k restlista). Restlistan behöver vara väl genomgången av mottagande organisation både en och två gånger.

Ett effektivt sätt är att låta mottagarna formulera texten i restpunkterna och se till att de får ett förväntat klart-datum som upplevs genomförbart och inte för optimistiskt. Jag skriver hellre för många punkter i restlistan än för få. Det är inte ovanligt att mottagarna vill ha med beroenden och kanske punkter som egentligen ligger utanför projektets omfattning (scope). Jag tycker att det går bra, men rekommenderar att det noteras vad som ligger utanför projektet. Det är viktigt för att styrgruppen, som ska godkänna att projektet stängs, ska få en korrekt bild.

Lärdomar som faktiskt används

Ett komplett projekt avslutas med en ordentlig slutrapport. I den ska det framgå både motgångar och medgångar, uppföljning av mål etcetera. Jag tycker det är bra om tyngdpunkten ligger på rekommendationer som man vill att organisationen tar med sig. Förhoppningsvis kommer slutrapporten att vara ett värdefullt verktyg inför nästa projekt.

Det är till stor nytta att hålla en lessons learned med projektmedlemmar för att samla flera perspektiv. En enkel sådan övning kan hållas i workshop-format där gruppen listar bra, dåligt och det här tar vi med oss. Det är viktigt att låta alla inbjudna få komma till tals. Gruppens erfarenheter blir uppriktig och konkret input till slutrapporten. Men glöm inte bort de personer som har lite svårare att uttrycka sig i grupp. Värdefulla kommentarer och inspel till slutrapporten kommer ofta om du delar med dig av ett utkast i god tid.

Ett sista råd till dig som projektledare

Mitt tips till dig som ny projektledare är att påbörja slutrapporten lite tidigare än vad du tror är nödvändigt. Det är ofta hög fart i projektets avslutande fas, och man vill inte känna sig stressad vid reflektion. 

Hur ett projekt avslutas har stor betydelse för synliggörandet av den prestation som verksamheten har genomfört och kan vara en viktig motivator för fortsättningen. Projektledarens uppgift i slutskedet är att säkerställa att resultatet som projektet

åstadkommit kan byggas vidare på i en väl förberedd och förankrad miljö.

/Jennie