Kan du börja med att berätta lite om dig själv, din nuvarande position och vad ditt arbete innebär?
Jag är uppväxt i Australien och flyttade till Sverige i tonåren. Efter att ha avslutat gymnasiet här, gjorde jag min militära tjänstgöring i Amfibiekåren som plutonsbefäl stridsbåtsmekaniker. Denna tid la troligen grunden för min strukturerade men dynamiska approach till utmaningar. Jag har arbetat inom kundservice i restaurang-, bemannings- och handelsbranscherna, och varit aktiv inom dataspel både med utveckling och marknadsföring. På senare år vidareutbildade jag mig inom inköp och upphandling, och har sedan dess jobbat uteslutande inom offentliga upphandlingar och avtalen dessa innebär. Jag är en stor naturälskare och spenderar gärna min fritid i skogen med vandring, övernattning och tillvaratagning av ätbara växter och svampar. Jag sitter i styrelsen i Skånes mykologiska förening – Puggehatten, samt är aktiv i flera svamp- och växtgrupper. På LeadPoint arbetar jag med upphandling, avtalsförvaltning och projektledning, där jag använder min kunskap om att driva projekt och lagen om offentlig upphandling.
Hur kom du in i upphandling och vad lockade dig till detta yrkesområde?
Under min tid som produktägare inom dataspelsutveckling exponerades jag för mycket förhandling, logistik och avtalsskrivande. Detaljarbetet ihop med det sociala, som innefattade förhandling och projektdrivning, tilltalade mig redan då. Men det var inte förrän senare år, genom vänner som jobbade med upphandling, som jag blev inspirerad och bestämde mig för att sätta mig i skolbänken på nytt.
Vad har motiverat dig genom din karriär och vad anser du vara dina största bedrifter inom upphandlingsområdet?
Att se resultatet av mitt arbete har alltid varit en enorm drivkraft. Oavsett om en upphandling är stor eller liten, att se utfallet förverkligas efter avtalen är på plats tillför en stor tillfredsställelse. Min största monetära upphandling resulterade i ett avtalsvärde på runt 2,5 miljarder SEK. Men den jag känner mig mest stolt över är en mindre upphandling där jag genom en ordentlig strategisk plan vände upp och ner på avtalets utformning, vilket resulterade i en större besparing för den myndigheten.
Vilken utbildningsbakgrund och erfarenhet anser du vara kritisk för någon som arbetar med upphandling? Har du några särskilda certifieringar eller specialutbildningar?
En ordentlig förståelse för LOU är grundläggande. Därefter varierar det beroende på omfattning och komplexitet av upphandlingarna. Projektledning, ekonomi, juridik, civilingenjör, analytiker med fler är alla relevanta erfarenheter och utbildningar som kan bidra till en upphandling. Erfarenhet med att kommunicera med många samtidigt och ett öga för detaljer är nästan ett måste för att lyckas. Man måste även vara väldigt flexibel i sitt tänkande och kunna förutspå eventuella händelser och utfall för att undvika fällor.
Hur beskriver du din process för att analysera kundbehov och formulera kravspecifikationer? Kan du ge ett exempel på hur denna metodik lett till framgång?
Helikopterperspektiv tillsammans med ett förstoringsglas. Ett systematiskt arbete från topp till botten, där det praktiska inte glöms bort. Verksamhetens slutanvändare har ofta mycket bra kunskap att ta vara på. Ordentliga intervjuer och kartläggning nerifrån och upp leder till en god förståelse för det totala behovet. Kravställning kommer därefter, med ledorden – Vem, vad, varför – genom hela arbetet. Ett exempel är en mindre upphandling där en noggrann analys och strategisk planering resulterade i stora besparingar för en myndighet.
Vilka strategier anser du vara mest effektiva för att förhandla fram fördelaktiga avtal? Har du några exempel på när dessa strategier har varit avgörande?
Ett metodiskt arbete både före och under upphandlingen leder alltid till ett bättre resultat. Att förstå både beställaren och leverantörsmarknaden innebär att kunna förutspå resultatet. Noggrant framtagna och tydligt formulerade relevanta krav underlättar för anbudsgivare och minskar missförstånd. En trygg anbudsgivare innebär ett bättre anbud. Proaktiv riskhantering och öppen kommunikation före och under upphandlingen har alltid varit gynnsamt för mig. Ett exempel är en stor upphandling där en noggrann analys och öppen dialog med anbudsgivare resulterade i ett avtalsvärde på 2,5 miljarder SEK.
Vilka är de största utmaningarna du har mött och hur har du hanterat dem?
En återkommande utmaning är när det saknas konkurrens på marknaden, exempelvis där det endast finns en möjlig leverantör, men beställaren vill ställa höga krav och samtidigt sänka avtalskostnaderna. I dessa situationer krävs en grundlig strategisk analys av både omvärlden och det interna behovet. Genom att se över det interna behovet och sätta en plan för att ta sig ur beroendet kan man hantera sådana utmaningar.
I din erfarenhet, vilka faktorer bidrar mest till framgång i upphandlingsprocessen?
En framgångsrik upphandling är där utfallet både uppfyller de tänkta kraven och de oförutsedda behoven. Ett strukturerat förarbete, objektiv behovsanalys, grundlig omvärldsanalys och en välplanerad strategi är nyckeln. Tillämpar man dessa faktorer är det sällan något oförutsett uppstår.
På vilka sätt bidrar du till ditt team eller organisation som en upphandlingsexpert? Har du något specifikt exempel på hur ditt arbete har gjort skillnad?
Jag bidrar genom att tillämpa min erfarenhet och kunskap inom upphandling för att säkerställa att våra processer är effektiva och kostnadseffektiva. Ett specifikt exempel är när jag lyckades vända upp och ner på ett avtal genom en noggrann strategisk plan, vilket resulterade i stora besparingar för en myndighet.
Vad är dina ambitioner och mål för framtiden?
Jag ser min framtid som specialist inom IT-upphandlingar med inriktning på AI-tjänster. IT har varit nära mitt hjärta sedan jag byggde min första dator 1996. Med utvecklingen inom AI ser jag det som ett självklart val att fördjupa mig inom området och tillämpa detta i mitt arbete. På sikt vill jag att LeadPoint utvecklar en egen upphandlingsavdelning och att vi fortsätter växa inom detta område i kombination med vår fokus på projektledning och Digimentala resa.
Finns det någon speciell insikt eller erfarenhet du har haft under din karriär som du tror kan vara lärorik för andra inom upphandlingsområdet?
Att förstå både behovet och marknaden är avgörande. Noggrann genomlysning av historiken ger ofta en insikt i det troliga framtidsutfallet. Att dokumentera allt och planera förarbetet, men även sammanfatta resultatet i en lessons learnt-analys är kritiskt. Det du lär dig under en upphandling kommer sannolikt att behöva upphandlas igen om några år, så se till att dokumentationen inte försvinner innan nästa upphandling startar.
Hur säkerställer du att upphandlingar blir kostnadseffektiva och ger bästa möjliga villkor för våra kunder?
En öppen och saklig dialog med potentiella anbudsgivare efter en granskning av marknaden ger de förutsättningar som behövs för att utforma både villkoren och tilldelningsmodellen på ett sätt som skapar en win/win-situation. Leverantörer måste få möjlighet att göra vinst på affärer samtidigt som beställarmyndigheten strävar efter att betala endast för det faktiska behovet. Att redogöra behovet genom tydliga och transparanta villkor ger anbudsgivarna möjlighet att utforma sina anbud realistiskt, vilket leder till marknadsenliga priser utan onödiga påslag. När villkoren är rimliga ökar möjligheten för sund konkurrens, och då är priset också rimligt för marknaden.
Comments